Pentru că este nu doar un subiect complex ci și unul delicat, descoperim în următoarele 5 minute:
Ce este un feedback dar și ce obstacole pot să apară în calea lui
Cum ofer și primesc feedback
Cum ofer feedback negativ
Cum cer feedback și înțeleg corect feedback-ul primit
Cum transform feedback-ul într-o oportunitate de învățare
Încă de la început este important
să clarificăm faptul că a primi feedback nu înseamnă să accepți întotdeauna
mesajul primit. Înseamnă să participi la conversație activ și să faci alegerile
potrivite, mai exact să decizi dacă folosești sau nu informația primită în
procesul de învățare.
Pentru că nu toți suntem dispuși să
acceptăm feedback-ul primit, pentru a putea reacționa corect este esențial să
înțelegem care sunt obstacolele (Triggerele) care ne împiedică să avem
atitudinea potrivită:
· percepem sau nu feedback-ul ca
adevărat,
· relația pe care o avem cu persoana care ne
oferă feedback influențează procesul,
· dar și identitatea noastră, ce spune
despre noi informația primită, este un obstacol în calea perceperii
feedback-ului ca un instrument de învățare.
Triggerele legate de gradul de
adevăr se declanșează din cauza informației în sine, dacă este percepută
pur și simplu greșit, percepem feedbackul drept greșit, nedrept și inutil.
Întrucât reacționăm în funcție de ce credem noi despre persoana respectivă sau
cum am fost tratați în trecut, atenția noastră se mută de la mesaj la persoană.
Așa apar triggerele de relație. Iar triggerele de identitate se declanșează în
baza unor factori interni. Când ne simțim copleșiți, amenințați sau rușinați,
orice nuanță ne poate afecta identitatea și stima de sine.
Pentru a primi un feedback așa cum trebuie,
e necesar să realizăm că este un proces de sortare și de filtrare a
informației, de acceptare a altor perspective care poate la prima vedere pot
părea greșite. Nu putem face acest lucru când avem în drum obstacolele
menționate mai devreme.
Putem să le depășim doar dacă separăm aprecierile,
coaching-ul și evaluarea, cele trei forme ale
feedback-ului, și construim o mentalitate de creștere.
A fi văzut și înțeles de către ceilalți
contează foarte mult, astfel ne dorim să primim feedback de tipul apreciere. Ne
motivează și ne dă energie să creștem eforturile depuse.
Atunci când cerem claritate de la managerul
nostru avem nevoie de coaching. Scopul coaching-ului este de
a-l ajuta pe celălalt să învețe, să crească sau să se schimbe. Energia este
direcționată spre îmbunătățire.
Evaluarea este o analiză a
performanței care aduce claritate în ceea ce privește așteptările, consecințele
și ne informează cu privire la anumite decizii.
E important de știut că
avem nevoie de toate cele trei forme de feedback întrucât satisfac un set de
nevoi umane diferite. Avem nevoie de evaluare pentru a ști unde suntem, pentru
a avea un set de așteptări clare, avem nevoie de coaching pentru a accelera
procesul de învățare, să ne concentrăm timpul și energia pe lucrurile care
contează și avem nevoie de apreciere pentru a simți că ceea ce facem este
important. Pentru a conta, aprecierea trebuie să fie specifică și autentică, să
fie oferită într-un mod în care cel care o primește o poate percepe clar.
Odată ce stabilim ce fel de feedback ne
dorim să primim sau să oferim, putem să discutăm despre el răspunzând la trei
întrebări:
·
Care este scopul meu în primirea/ oferirea
acestui feedback?
·
Este corect scopul ales, din punctul meu de
vedere?
·
Este corect scopul ales din punctul
celuilalt de vedere?
Putem să clarificăm dacă scopul feedback-ului oferit este
coaching, apreciere sau evaluare dacă știm ce vrem să obținem la final –
o îmbunătățire, o evaluare sau doar să fim recunoscători și să ne oferim
suportul.
Cei care primesc sau care
oferă feedback-ul pot interpreta informația diferit, mai ales atunci când
folosim anumite etichete. Ajungem la aceste etichete pentru că observăm anumite
aspecte pe care le interpretăm și le îmbrăcăm într-o poveste care să aibă sens
în primul rând pentru noi, poveste pe care o completăm cu emoțiile noastre.
Lucrurile pot sta diferit în cazul celui care primește feedback-ul.
Putem aduce claritate în conversație
evitând etichetele și participând activ la conversație ca în exemplu următor:
Lasă-mă să-ți descriu ce am vrut să spun și
te încurajez să îmi adresezi întrebări.
Dacă am înțeles bine, vrei să spui că
(...), pentru că(...) și vrei ca eu să (...).
E greu să reziști
tentației de a umple tu singur golurile. Dacă ”știi” deja la ce se referă
celălalt, nu mai rămâne nimic de înțeles sau vreun motiv de a ne păstra
curiozitatea.
Pentru a fi eficient, feedback-ul oferit
trebuie să fie specific: să știi de la ce a pornit și către ce se
îndreaptă. Are o componentă despre trecut (uite ce am observat) dar și
una despre viitor (uite ce ai putea să faci).
Când oferim feedback sunt câțiva pași pe
care îi poți parcurge pentru a fi mai eficienți:
·
Pregătește-te înainte de conversație: te
gândești care sunt informațiile cheie pe care vrei să le transmiți dar și cum
oferi feedback-ul.
·
Concentrează-te pe tonul folosit. De multe
ori, cum spunem un lucru are impact mai mare decât mesajul transmis.
·
Alege exemple pe care le poți folosi
să-ți susțină punctul de vedere. Cere feedback celuilalt: spune-mi dacă vezi situația așa cum o văd eu.
· Ascultă, fă din feedback un proces de colaborare, oferă timp și cere perspectiva celuilalt.
Când oferim feedback negativ:
·
Descrie situația așa cum o percepi tu.
Separă opiniile de fapte.
·
Întreabă care este perspectiva celuilalt și
ascultă cu atenție
·
Solicită sugestii de îmbunătățire
·
Alege împreună cu celălalt care sunt
acțiunile necesare
· Verifică în timp rezultatele acțiunilor alese
Când cerem feedback:
·
Solicită feedback specific, concret,
într-un domeniu anume
·
Fii recunoscător indiferent dacă alegi sau
nu să folosești feedback-ul
·
Încearcă să vezi imaginea de ansamblu și
cere feedback de la mai multe persoane dacă e cazul
·
Caută indicii indirecte, de exemplu
indiciile nonverbale transmit informații prețioase
·
Fă un pas în spate și fii obiectiv
Când primim feedback putem clarifica
așteptările și consecințele răspunzând la trei întrebări:
·
Ce înseamnă asta pentru mine?
·
Ce se întâmplă de acum înainte, ce se
așteaptă de la mine?
·
Ce ar trebui să fac acum în această
situație?
Ce ajută este să ne schimbăm mentalitatea închisă, în
care credem că știm tot, și să cerem mai multe informații. Să încercăm să ne
dăm seama de ce vedem lucrurile diferit.
Sunt doua motive pentru care există
diferențe de opinie:
·
avem informații diferite
· pe care le interpretăm diferit.
Se întâmplă acest lucru pentru că avem reguli diferite
despre cum ar trebui să fie lucrurile, însă pe care nu le percepem ca fiind
regulile noastre ci universale, și pentru că avem roluri diferite.
Nu ești de acord cu feedback-ul primit? Fii
transparent și onest în legătură cu reacțiile tale, rămâi deschis și curios să
afli mai multe.
Când ne deranjează un feedback, tendința
este să căutăm alt feedback care să-l contrazică pe primul, cu scopul de a ne
proteja. Înainte să luăm o decizie, putem cere o altă opinie și să privim în
altă oglindă - cea onestă. Acest lucru ne ajută să vedem imaginea de ansamblu
întrucât fiecare are ”puncte oarbe”, acele lucruri de care nu suntem
conștienți: nu ne vedem propriul chip, nu percepem corect tonul vocii, nu
realizăm dacă avem anumite șabloane sau comportamente. Astfel, uneori noi
suntem cei care stăm în calea dezvoltării noastre.
Pentru a înțelege corect
feedback-ul primit, fă 3 pași în spate:
·
Vezi care este intersecția dintre tine și
persoana care oferă feedback-ul dar și care sunt diferențele.
·
Care sunt rolurile pe care fiecare le are
și ce implicații există în fiecare rol, indiferent dacă este vorba de familie
sau de organizația din care facem parte.
·
Înțelege imaginea de ansamblu.
Privind astfel lucrurile reducem judecățile, întărim
responsabilitatea și ajungem la rădăcinile problemei.
De multe ori, când primim un feedback,
emoțiile puternice ne forțează să ne îndreptăm către extreme. Unul devine
totul, acum devine mereu, parțial devine în totalitate. Sentimentul
distorsionează poveștile despre cine spunem că suntem, cum credem că ne văd
alții și care credem că sunt consecințele feedback-ului.
Pentru a evita să interpretăm greșit
feedback-ul primit putem:
·
Să ne pregătim înainte, să ne gândim în
avans la conversație și la posibilele reacții. Putem intra în starea de negare,
de exagerare, de luptă sau fugi și astfel este util să recunoaștem aceste
tipare, pentru a avea control asupra lor în cazul în care se manifestă.
·
Separăm sentimentele - de poveste - de
feedback. Pe măsură ce încetinește ritmul și realizăm ce se întâmplă în mintea
și în trupul nostru, putem începe să ne filtrăm reacțiile. Vom putea să
distingem emoțiile de povestea pe care ne-o spunem și de feedback-ul primit.
·
Să știm care sunt regulile după care lumea
noastră funcționează atunci când avem sentimente puternice, pentru că în aceste
momente regulile sunt uitate. Ajută să spunem povestea din nou ținând cont de
regulile generale.
·
Să vedem lucrurile dintr-o altă
perspectivă. Fie ne putem imagina că suntem observatori sau ca privim înapoi
din viitor, poate chiar să facem haz de necaz de propria situație.
·
Acceptăm ca nu putem controla cum ne percep
alții.
·
Cultivăm o mentalitate de creștere. Când se
întâmplă lucrurile nedorite, ajută să gândim uneori că sentimentele negative
pot avea un sens în viața noastră, ne pot forța să ne evaluăm într-un mod în
care altfel nu am fi facut-o.
·
Setează limitele potrivite în cazul
feedback-ului primit. Acest aspect este esențial pentru starea ta de bine și a
relațiilor, indiferent ca sunt personale sau profesionale. A putea spune NU
este o abilitate importantă și necesară în multe situații.
Feedback-ul este un instrument de dezvoltare, e un proces
care sa te ajute sa faci mai bine ce faci deja, să păstrezi obiceiurile bune,
dar și să construiești relații mai bune. Fă un obicei din a cere feedback și a
oferi feedback în timp real.
Intrucat povesteam despre fericire la începutul acestui
articol, la finalul lui concluzia este că povestea pe care o spunem despre noi
influențează feedback-ul oferit sau primit. Iar pentru a te ajuta să manifești
o atitudine pozitivă, necesară indiferent daca oferi sau primești feeback, poți
alege de fiecare dată să transformi feedback-ul într-o oportunitate
de învățare.
Iar dacă vrei să fii profesionist când oferi sau primești feedback citește Thanks for the Feedback - Douglas Stone, Sheila Heen.
Cu drag,
Povești cu suflet